Privacyverklaring sollicitanten VGZ Zorgverzekeraar N.V. 

Introductie 

VGZ Zorgverzekeraar N.V. (“VGZ”) vindt jouw privacy erg belangrijk. Wij zorgen daarom voor een betrouwbare en veilige verwerking van jouw persoonsgegevens, waarbij wij ons houden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Je hebt het recht om te weten wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt. In deze privacyverklaring lees je daarom welke gegevens we verzamelen, waarom, hoe lang we deze bewaren en met wie we gegevens uitwisselen. Ook geven we aan hoe jouw gegevens beveiligd zijn. Je kunt uiteraard altijd om meer informatie vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Hoe je dit doet en wat je andere privacyrechten zijn lees je ook in deze verklaring. 

Voor wie is deze verklaring geschreven? 

Deze privacyverklaring is geschreven voor iedereen die solliciteert bij VGZ en het VGZ zorgkantoor. 

In dit privacyverklaring worden de volgende vragen beantwoord: 

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
  2. Met wie wisselen wij gegevens uit?
  3. Hoe zijn jouw persoonsgegevens beveiligd?
  4. Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?
  5. Jouw rechten en hoe je ze uitoefent
  6. Vragen, verzoeken en klachten m.b.t. privacy
  7. Aanpassen van de privacyverklaring

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom? 

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect naar jou te herleiden zijn. Onder “verwerken” vallen alle handelingen die denkbaar zijn met persoonsgegevens vanaf het moment dat persoonsgegevens worden verzameld tot het moment van vernietiging en alles wat daartussen zit, zoals het opslaan, wijzigen, verwijderen, inzien, aanvullen en versturen. Hieronder lichten we per fase van de sollicitatie toe, welke persoonsgegevens wij verwerken. 

Solliciteren op de website 

Via een van onze vacatures op de website werkenbijvgz.nl. ontvangen wij jouw sollicitatie. Onze recruiters selecteren uit alle reacties de meest geschikte kandidaten, waarna een eerste kennismaking met de geselecteerde kandidaten plaatsvindt. 

Wij verwerken hierbij in ieder geval de volgende gegevens: 

  1. Naam, adres, woonplaats; 
  2. Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer); 
  3. Motivatie; 
  4. Curriculum Vitae. 

Gespreksfase 

Voor elke functie vinden er twee sollicitatiegesprekken plaats. Deze gesprekken kunnen zowel digitaal als fysiek op een van onze kantoorlocaties plaatsvinden. Dit zijn de momenten waarop wij elkaar beter leren kennen. Tijdens deze gesprekken worden aantekeningen van het gesprek gemaakt, bijvoorbeeld over het verloop van het gesprek, welke indruk je maakt en een eventuele mening over je geschiktheid voor een functie. 

Assessmentfase (indien van toepassing) 

Voor sommige functies vragen wij je om een digitaal assessment te maken. Hierbij kijken wij vooral naar de competenties die een grote rol spelen bij het uitvoeren van de functie waar je naar solliciteert. Het assessment wordt verzorgd door een van onze externe partners. Wij delen jouw naam, contactgegevens, functieprofiel en welk assessment van toepassing is met deze externe partner, zodat zij jou uit kunnen nodigen voor het assessment. Als jij daarmee akkoord bent, deelt de externe partner de uitkomsten van het assessment met ons. Als je daar niet mee akkoord bent, dan eindigt daarmee de sollicitatieprocedure. 

Beslissing & Aanbod 

Wanneer zowel jij als wij enthousiast over jouw start bij VGZ zijn, ontvang je van onze recruiter een aanbod om bij ons te starten. Hierbij worden de arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden met je gedeeld. Hierbij worden verschillende persoonsgegevens verwerkt, waaronder in ieder geval: 

  1. Naam en contactgegevens 
  2. Bankrekeningnummer 
  3. Startdatum contract 
  4. Functie 
  5. Proeftijd 
  6. Leidinggevende (naam) 
  7. E-mailadres 
  8. Geboortedatum 
  9. Medewerkersnummer 

Screening 

Nadat je een aanbod van onze recruiter hebt geaccepteerd, wordt het screeningsproces gestart. Het doel van de screening is de betrouwbaarheid en integriteit van jou als toekomstige medewerker vast te stellen. Hiertoe vragen wij je om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) bij Dienst Justis aan te vragen. Verder raadplegen wij diverse open en gesloten bronnen om de betrouwbaarheids- en integriteitstoets uit te voeren. Bij het controleren van deze bronnen kijken wij onder meer naar; 

  1. jouw kredietwaardigheid; 
  2. eventueel fraudeverleden; 
  3. of je nevenactiviteiten hebt (bijv. een eigen bedrijf of bestuursfunctie) die een risico vormen voor VGZ of niet verenigbaar zijn met het werken bij VGZ, en; 
  4. of er (online) signalen zijn dat jouw handelen en/of gedachtegoed in strijd zijn met de VGZ Gedragscode. 

Om jouw kredietwaardigheid te toetsen raadplegen wij bijvoorbeeld het Centrale Curatele en Bewind Register, het Centraal Insolventieregister en Experian. Experian is een organisatie die onder meer informatie verzamelt over consumentenkredieten. In deze verschillende bronnen kunnen wij nagaan of er bijvoorbeeld sprake is van een verminderde handelingsbevoegdheid of eventuele (structurele) wanbetaling of schulden. 

Om te toetsen of er eventueel sprake is van een fraudeverleden, controleren wij onder meer of je geregistreerd staat in het extern verwijzingsregister (EVR) en de fraudedatabank VZ. Dit betreft een databank/casemanagementsysteem waar alle fraudegerelateerde zaken in worden geregistreerd (zowel intern als extern). Voor meer informatie over het EVR, zie Stichting CIS. 

Om jouw nevenactiviteiten te toetsen controleren wij bijvoorbeeld of er een AGB-code op jouw naam is geregistreerd is in Vektis en of er een bedrijf op jouw naam is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. 

Om jouw betrouwbaarheid en integriteit te toetsen controleren wij verder onder meer of je op een sanctielijst voorkomt. Voor meer informatie hierover, zie Wat is een sanctielijst? Verder controleren wij jouw: 

  1. diploma’s op authenticiteit; 
  2. CV op juistheid en volledigheid; 
  3. Referenties. 

Tot slot doen wij een social media- en zoekmachine-research, om te beoordelen of er bijzonderheden zijn die niet passen bij de Gedragscode van VGZ. 

Bij het positief afronden van de screening kun je definitief bij ons in dienst treden. Indien je meer informatie over de screening wilt ontvangen en de bronnen die wij controleren, kun je altijd contact met ons opnemen via de contactgegevens in het kopje ‘jouw rechten en hoe je ze uitoefent’. 

Profilering en geautomatiseerde verwerking/besluitvorming 

Tijdens een online assessment wordt op basis van jouw antwoorden automatisch een profiel over jou gemaakt. Er vindt echter geen geautomatiseerde besluitvorming plaats. Een van onze medewerkers beoordeelt jouw sollicitaties. 

Welke grondslagen gebruiken wij voor de verwerkingen? 

Totstandkoming of uitvoering overeenkomst 

Wij verwerken de persoonsgegevens uit de verschillende fases van het solliciteren (zoals op de website, het gesprek, het assessment en de Beslissing & Aanbod) omdat dit noodzakelijk is voor het (mogelijk) tot stand laten komen van de arbeidsovereenkomst. De persoonsgegevens die we van jou verwerken in de fase Beslissing & Aanbod hebben als doel de arbeidsovereenkomst tot stand te laten komen. Zo hebben wij jouw bankrekeningnummer nodig om te weten naar welke rekening het salaris overgemaakt kan worden, en worden in het aanbod zaken als startdatum en duur proeftijd vastgelegd. 

Wettelijke plicht 

De screening bestaat uit verschillende onderdelen, zoals hierboven aangegeven. De onderdelen waarbij het insolventieregister en het sanctieregister gecontroleerd worden, gebeuren op basis van een wettelijke verplichting. De overige onderdelen van de screening baseren wij op het gerechtvaardigd belang van VGZ (zie hieronder). 

Gerechtvaardigd belang 

Wij screenen sollicitanten op basis van het gerechtvaardigd belang van VGZ om betrouwbaar en integer personeel aan te nemen dat voldoet aan de eisen die de VGZ Gedragscode stelt. 

Solliciteren op de website 
Om te kunnen beoordelen of er een goede match is tussen hetgeen gevraagd wordt in de vacature, en jouw ervaring, capaciteiten en motivatie, verwerken wij jouw CV, motivatiebrief, en eventueel aanvullende documenten die jij uploadt. Jouw contactgegevens hebben wij nodig om contact met je op te kunnen nemen. 

Gespreksfase
In de gespreksfase maken wij aantekeningen om vast te leggen wat onze indruk is van jou tijdens het gesprek. 

Assessmentfase (indien van toepassing) 
Voor bepaalde functies is het noodzakelijk een diepgaander beeld van het functioneren te krijgen, en een accuratere voorspelling te kunnen maken van iemands geschiktheid voor de betreffende functie. Voor dit doel wordt het middel van de assessment ingezet.

Screening 
Het screenen van sollicitanten doen wij op basis van het gerechtvaardigd belang van VGZ (met uitzondering van controles van het insolventieregister en de sanctielijst, die op basis van een wettelijke plicht gebeuren). Als zorgverzekeraar willen wij het vertrouwen dat verzekerden in ons stellen kunnen waarmaken. We vinden het belangrijk dat iedereen die voor VGZ werkt, integer is en zijn of haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden integer uitvoert. 

Met wie wisselen wij gegevens uit? 

Wij kunnen ervoor kiezen om werkzaamheden uit te besteden, maar we blijven wel verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Waar nodig sluiten wij een verwerkersovereenkomst met de ingeschakelde partij waarin wij goede afspraken maken over de bescherming van jouw persoonsgegevens. Voorbeelden van verwerkers zijn externe partij(en) die voor ons de recruitmentactiviteiten uitvoeren. 

Ook als er geen sprake is van het uitbesteden van werkzaamheden, worden jouw persoonsgegevens soms gedeeld met of verkregen van derden. Zo wisselen we bijvoorbeeld persoonsgegevens uit met het bureau dat assessments uitvoert. Jouw gegevens worden echter nooit verkocht aan derden. 

Hoe zijn jouw persoonsgegevens beveiligd? 

Systeem van informatiebeveiliging 

Om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, past VGZ binnen de hele organisatie beveiligingsmaatregelen toe. Het gaat dan om zowel technische als organisatorische beveiligingsmaatregelen die zijn vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid van VGZ. Denk hierbij aan: 

  1. Toegangs- en autorisatiemanagement in systemen (‘role-based-access’); 
  2. Logging en monitoring; 
  3. Multifactor-authenticatie; 
  4. Versleuteling; 
  5. Periodieke beveiligingstesten; 
  6. Toegangspasjes en camera’s in en rondom kantoorpanden;
  7. Screening van personeel. 

De ontwikkelingen op het gebied van informatiebeveiliging gaan snel. De invulling van de maatregelen is afgeleid van internationaal geldende standaarden, zoals het NIST Cyber Security Framework en ISO 27001. Wij controleren regelmatig of onze maatregelen nog goed genoeg zijn. Dit gebeurt aan de hand van risicoanalyses, interne controles en door onafhankelijke audits. Daarnaast zijn er verschillende toezichthouders (DNB, Nza, de AP) die toezicht houden op de branches waarbinnen VGZ werkt. Zij zien toe op de werking van de informatiebeveiliging. Maakt VGZ gebruik van derde partijen bij de verwerking van persoonsgegevens? Dan controleren wij dat die derde partij, afhankelijk van het soort persoonsgegevens, beschikt over voldoende beveiligingsmaatregelen en de juiste certificatie (zoals ISO 27001 en ISAE3402). 

Afhandeling van datalek 

Als er sprake is van een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens (datalek) dan lossen wij dat zo snel mogelijk op en nemen wij maatregelen om de (mogelijke) risico’s zo veel mogelijk te beperken. Indien nodig melden wij het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij hebben daarvoor een datalekprocedure ingeregeld. 

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens? 

Als je de functie niet hebt gekregen, worden jouw persoonsgegevens maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd. Als je daarvoor toestemming geeft, kunnen wij jouw gegevens maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren voor het geval er een andere passende functie vrijkomt waarvoor we je kunnen benaderen. Als je de functie wel hebt gekregen, slaan wij jouw persoonsgegevens op in jouw personeelsdossier. Wij informeren je dan nader over de manier waarop jouw persoonsgegevens als medewerker worden verwerkt. Indien je gescreend bent, dan is er een screeningsdossier van je aangemaakt. Dit dossier wordt een jaar ná sluiting van je screening verwijderd. 

Jouw rechten en hoe je ze uitoefent 

Je hebt een aantal rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die we van jou verwerken. Gebruikmaken van één van deze rechten doe je eenvoudig via een e-mail of brief, gericht aan HR Recruitment. 

Inzage 

Je hebt altijd recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken en informatie waarvoor die persoonsgegevens gebruikt worden. Als je hiervoor een verzoek doet, vermeld dan welke specifieke gegevens je wilt inzien. Eventuele kosten zijn voor rekening van ons. 

Gegevensoverdraagbaarheid 

Wij kunnen de persoonsgegevens die je niet zelf kunt downloaden digitaal aan jou ter beschikking stellen, zodat je deze kunt delen met een andere organisatie. Voor zover mogelijk zal met de inhoud de relevante metadata meegeleverd worden. 

Recht op correctie 

Je hebt recht op aanpassing (correctie) van je persoonsgegevens als die feitelijk onjuist zijn. Denk bijvoorbeeld aan een (typ)fout in je naam of een verkeerde geboortedatum. Je hebt er verder recht op dat onvolledige persoonsgegevens volledig worden gemaakt, bijvoorbeeld als er een toevoeging op je huisadres ontbreekt of als je naam niet volledig is verwerkt. 

Beperkt gebruik 

Je kunt soms gebruikmaken van het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Je kunt dan aan VGZ vragen om jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet te gebruiken, bijvoorbeeld als je gegevens (mogelijk) niet juist zijn of als er (mogelijk) geen grondslag voor de verwerking is. In de tijd die VGZ nodig heeft om de persoonsgegevens te actualiseren of (indien nodig) te verwijderen, kun je vragen om deze gegevens niet te gebruiken. Vermeld in jouw verzoek waarom je wilt dat wij jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet gebruiken. Wij kunnen het verzoek dan goed beoordelen en afhandelen. 

Verwijderen 

Je hebt in sommige gevallen het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld als de bewaartermijn verstreken is of als je gegevens onrechtmatig verwerkt blijken te zijn. 

Bezwaar 

Je hebt in sommige gevallen het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens als je daarvoor bijzondere persoonlijke redenen hebt, bijvoorbeeld als wij deze gegevens gebruiken op de grondslag ‘gerechtvaardigd belang van VGZ’. Is je bezwaar gegrond, dan wordt de verwerking direct beëindigd. 

Vragen, verzoeken en klachten m.b.t. privacy 

Vragen en verzoeken 

Als je een beroep wilt doen op één van de rechten die hierboven genoemd worden, kun je daarvoor altijd een verzoek indienen via een mail aan HR Recruitment. Vermeld hierbij concreet welk recht je wilt laten uitvoeren en waarom. Je kunt ook aangeven dat je graag wilt dat de Functionaris Gegevensbescherming wordt betrokken. 

Binnen 4 weken delen we je mee wat we met je verzoek hebben gedaan. Als je verzoek erg ingewikkeld is, kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. Wij laten je dit uiteraard weten als hiervan sprake is. Mochten we toch niet aan een verzoek kunnen voldoen, laten wij dat ook weten. 

Het mailadres is hrrecruitment@vgz.nl. 

Klachten 

Als je klachten hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, kun je die altijd via bovengenoemde wegen bij ons indienen. Wij komen dan samen met jou zo snel mogelijk tot een passende oplossing. Je kunt ook aangeven dat je graag wilt dat de Functionaris Gegevensbescherming wordt betrokken. Ook heb je het recht je te richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor meer informatie hierover zie https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap. 

Aanpassen van de privacyverklaring 

Wij passen deze privacyverklaring regelmatig aan zodat we aan blijven sluiten bij de verwerkingen van persoonsgegevens die VGZ uitvoert. Wij doen dit bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze bedrijfsactiviteiten, in de wet of in de rechtspraak. Op werkenbijvgz.nl vind je altijd de laatste versie. Deze versie is van 30 december 2022.